프로젝트 관리(6): 할 일을 체계적으로 정리하는 GTD 기법

현대인의 일상은 해야 할 일이 너무 많아서 우선순위를 정하기조차 어렵습니다. 하루를 시작할 때는 의욕이 넘치지만, 막상 일에 치이다 보면 중요한 일을 놓치는 경우가 많죠. 이럴 때 필요한 것이 바로 GTD(Getting Things Done) 기법입니다. GTD는 개인의 생산성을 극대화하고, 모든 할 일을 체계적으로 정리할 수 있도록 돕는 강력한 도구입니다. 이 포스팅에서는 GTD 기법의 기본 개념과 구체적인 실천 방법을 소개해보겠습니다.

 

 

 

중요한 일을 놓치지 않는 프로젝트 관리법
GTD(Getting Things Done) 기법

 

GTD 기법의 개념

GTD(Getting Things Done)는 미국의 생산성 전문가 데이비드 알렌(David Allen)이 2001년에 처음 제안한 시간 관리 기법입니다. 그의 베스트셀러 책 Getting Things Done에서 소개된 이 기법은 우리가 일상에서 처리해야 할 모든 일들을 체계적으로 정리하고, 각 일의 우선순위를 설정하여 마음의 평안을 얻고 더 효과적으로 일할 수 있게 해줍니다.

GTD의 핵심은 할 일을 머릿속에 담아두지 말고 외부 시스템에 기록하여 처리하는 것입니다. 이것은 마음을 더 가볍게 하고, 에너지를 중요한 작업에 집중하게 만들어줍니다. GTD는 업무가 쌓일수록 불안을 느끼는 현대인들에게 필수적인 도구로 자리 잡았습니다.

 

GTD 기법의 5단계

1. 수집(Capture)
첫 번째 단계는 모든 해야 할 일을 수집하는 것입니다. 일단 머릿속에 있는 모든 할 일, 생각, 약속 등을 빠짐없이 외부 시스템에 기록하세요. 노트, 모바일 앱, 이메일 등 자신에게 맞는 도구를 사용해도 됩니다. 중요한 것은 일단 모든 정보를 하나의 장소에 모으는 것입니다.

2. 처리(Clarify)
수집한 정보는 그 자체로는 의미가 없습니다. 각 항목을 검토하여, 할 일인지 아닌지 판단하고 우선순위를 설정해야 합니다. 

 

이때 다음과 같은 질문을 해보세요

 

• 이 작업은 실제로 해야 하는 일인가?
• 지금 해야 하는 일인가?
• 2분 내에 끝낼 수 있는 일인가?

2분 안에 끝낼 수 있는 일이라면 즉시 처리하고, 그렇지 않은 일은 다음 단계로 넘깁니다.

3. 정리(Organize)
다음 단계는 각 작업을 체계적으로 정리하는 것입니다. 정리 단계에서는 작업을 언제, 어떻게 처리할지 계획합니다. 프로젝트별로 작업을 구분하거나, 비슷한 성격의 작업을 묶어 일정에 배정할 수 있습니다.

 

• 프로젝트: 큰 프로젝트는 세부 작업으로 나눠 관리합니다.
• 대기 작업: 내가 처리할 수 없는 일은 대기 상태로 두고, 나중에 처리할 수 있도록 관리합니다.
• 캘린더 작업: 특정 날짜나 시간에 해야 할 작업은 캘린더에 기록합니다.

4. 반영(Reflect)
일정을 효율적으로 관리하려면 정기적으로 작업 목록을 검토하고 수정하는 시간이 필요합니다. GTD에서는 최소 주 1회, 자신의 할 일 목록과 프로젝트를 검토하여 현재 상황에 맞게 조정할 것을 권장합니다. 이렇게 하면 우선순위가 변하는 상황에서도 작업이 뒤처지지 않고 효율적으로 진행됩니다.

5. 실행(Engage)
마지막으로, 정리된 목록에 따라 작업을 실행하는 단계입니다. 지금 당장 해야 할 일부터 하나씩 처리해 나가면 됩니다. GTD는 이를 위해 **다음 행동(Next Action)**을 명확히 정의해놓는 것이 중요하다고 강조합니다. 즉, 지금 당장 할 수 있는 구체적인 행동을 설정해 실행에 옮기는 것이 목표입니다.

 

GTD 기법의 장점

 

• 마음의 부담 감소: GTD 기법은 모든 할 일을 외부 시스템에 기록하고 관리함으로써, 머릿속에서 떠올리지 않아도 되도록 만들어줍니다. 이로 인해 스트레스가 줄어들고, 더 명확한 사고가 가능해집니다.
• 효율적인 작업 처리: 할 일 목록이 정리되고, 우선순위가 명확해지면서 어떤 일을 먼저 해야 할지 혼란을 느끼지 않게 됩니다. 결과적으로 더 효율적인 시간 관리가 가능해집니다.
• 장기적인 프로젝트 관리에 적합: GTD는 프로젝트를 세분화해 관리하는 데 탁월합니다. 큰 프로젝트라도 작은 작업들로 나누어 차근차근 처리할 수 있어 장기적으로도 성과를 낼 수 있습니다.

 

GTD 기법의 단점

• 초기 도입이 복잡할 수 있음: GTD는 단계가 많고 체계적인 관리가 필요하기 때문에, 처음에는 복잡하다고 느껴질 수 있습니다. 하지만 한번 습관이 되면 효율성이 크게 높아집니다.
• 지속적인 관리 필요: GTD 기법을 제대로 활용하려면 정기적으로 할 일 목록을 검토하고 업데이트해야 하기 때문에 지속적인 관리가 필요합니다. 이를 소홀히 하면 시스템이 금방 무너질 수 있습니다.

 

GTD 기법으로 일상을 체계화하자

GTD 기법은 현대인의 복잡한 일상에서 해야 할 일들을 정리하고 관리하는 강력한 도구입니다. 모든 할 일을 체계적으로 분류하고, 작업 목록을 정기적으로 업데이트하며, 그에 따라 실행하는 습관을 들이면 생산성은 물론, 스트레스도 크게 줄어들 것입니다. 이번 기회를 통해 GTD 기법을 도입하고, 더 체계적이고 효율적인 시간 관리를 실천해보세요!