프로젝트를 진행할 때, 늘 시간이 부족하다고 느끼지 않나요? 해야 할 일은 끝없이 쌓이는데, 무엇부터 시작해야 할지 몰라 막막해지는 순간이 많습니다. 우선순위를 잘못 설정하면 중요하고 긴급한 일들이 뒤로 밀려 결국 데드라인에 쫓기게 되기도 합니다. 이럴 때 꼭 필요한 도구가 바로 아이젠하워 매트릭스입니다.
아이젠하워 매트릭스는 프로젝트 관리에 있어서 '중요한 일'과 '긴급한 일'을 구분하고, 그에 따라 행동 방식을 달리할 수 있도록 도와주는 생산성 관리 기법입니다. 만약 개인 프로젝트나 팀 프로젝트에서 시간을 효율적으로 관리하고 싶다면, 이 글에서 소개할 아이젠하워 매트릭스가 큰 도움이 될 것입니다.
우선순위 선정, 아이젠하워 매트릭스 사용법
출처 : 픽사베이
1. 아이젠하워 매트릭스란?
아이젠하워 매트릭스는 미국 제34대 대통령이었던 드와이트 D. 아이젠하워(Dwight D. Eisenhower)의 '시간 관리 철학'에서 시작된 기법입니다. 아이젠하워는 “긴급한 일은 드물게 중요한 일이고, 중요한 일은 드물게 긴급하다”고 말하며, 중요도와 긴급도를 기준으로 업무를 우선순위에 따라 나눴습니다. 이후 그의 철학을 바탕으로 ‘아이젠하워 매트릭스’라는 시간 관리 도구가 탄생했습니다.
아이젠하워 매트릭스는 업무를 긴급/중요의 두 가지 축으로 분류하여 4개의 사분면으로 나누는 방식입니다.
1사분면: 긴급하고 중요한 일 (즉시 처리해야 할 일)
2사분면: 중요하지만 긴급하지 않은 일 (계획적으로 처리할 일)
3사분면: 긴급하지만 중요하지 않은 일 (위임할 일)
4사분면: 긴급하지도 중요하지 않은 일 (제거해야 할 일)
2. 아이젠하워 매트릭스 활용 방법
① 업무를 매트릭스에 분류하기
모든 업무를 목록으로 작성한 후, 각각의 업무를 아이젠하워 매트릭스의 4개 사분면 중 하나에 분류합니다. 업무를 분류하면서부터 우선순위에 대해 다시 생각해볼 수 있습니다.
1사분면(긴급하고 중요한 일): 마감이 촉박한 프로젝트, 긴급한 문제 해결과 같은 일이 여기에 속합니다. 즉시 처리해야 할 일들이죠. 바로 행동해야 하며, 미루면 큰 문제가 생깁니다.
2사분면(중요하지만 긴급하지 않은 일): 장기적인 프로젝트 목표나 개인 발전을 위한 일이 여기에 속합니다. 예를 들어 프로젝트 기획, 학습, 건강 관리 등이 포함됩니다. 이일들은 미리 계획하여 차근차근 진행하는 것이 중요합니다. 생산성을 높이는 핵심은 바로 이 2사분면에서 시간을 충분히 투자하는 것입니다.
3사분면(긴급하지만 중요하지 않은 일): 긴급하지만 실제로 당신이 하지 않아도 되는 일들이 여기에 속합니다. 예를 들어 중요하지 않은 회의 요청, 갑작스러운 전화 등입니다. 이런 일들은 다른 사람에게 위임하거나, 최소한으로 관리하는 것이 좋습니다.
4사분면(긴급하지도 중요하지 않은 일): 소셜 미디어 확인, 무의미한 이메일 등은 여기에 속합니다. 여기에 속하는 일들을 제거하면, 시간 낭비를 줄일 수 있어 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
② 긴급하지 않은 일에 더 많은 시간을 할애하기
아이젠하워 매트릭스의 핵심은 2사분면에 집중하는 것입니다. 여기에 적힌 일들은 중요한 일이지만 긴급하지 않다는 이유로 우선순위에서 자꾸 밀려납니다. 장기적으로 발전하고, 프로젝트를 성공하기 위해서는 이러한 일들에 계속 관심을 갖고 더 많은 시간을 투자해야합니다. 장기적인 계획을 세우고, 매일 2사분면의 일을 일정에 반영하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 마감에 쫓기는 일 없이 프로젝트를 차근차근 진행할 수 있습니다.
③ 1사분면에서 스트레스를 줄이는 방법
긴급하고 중요한 일, 즉 1사분면은 당신을 스트레스로 몰아넣기 쉽습니다. 이 사분면의 일들은 가능한 한 빨리 처리해야 하며, 지속적으로 이 영역에서 일하면 번아웃이 올 수도 있습니다. 이를 해결하기 위해서는 1사분면을 줄이고 2사분면에서 작업을 더 많이 진행하는 것이 필요합니다. 장기적으로 일을 계획하고 미리미리 처리하면, 긴급한 일들이 줄어들어 스트레스를 크게 완화할 수 있습니다.
④ 위임을 적극 활용하기
3사분면의 일들은 나에게 중요하지는 않지만, 여전히 긴급한 일들입니다. 이런 일들은 위임할 수 있는 것이 있다면 위임하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 팀 프로젝트에서 내가 하지 않아도 되는 업무는 다른 팀원에게 배분하거나, 간단한 일은 자동화 도구를 사용하는 것이 좋습니다.
⑤ 시간 낭비 요소 제거하기
4사분면의 일들은 바로 제거해야 합니다. 소셜 미디어, 무의미한 회의, 잡담 등은 나의 중요한 일들을 방해하는 요소들입니다. 생산성을 높이려면 이 사분면에 속한 일들에 대한 인식을 높이고, 이를 줄이거나 완전히 없애는 습관을 길러야 합니다.
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아이젠하워 매트릭스를 더 효과적으로 사용하기 위해서는 주간 또는 월간 단위로 업무를 검토하고, 자신의 시간 분배를 최적화하는 것이 중요합니다. 정기적인 검토와 함께 자신의 업무 패턴을 파악해 중요한 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 계획하세요.
프로젝트 관리는 늘 효율적으로 시간을 사용하는 것이 핵심입니다. 아이젠하워 매트릭스는 중요도와 긴급도를 기준으로 업무를 체계적으로 정리하고, 우선순위를 명확하게 설정하는 데 큰 도움을 줍니다. 이 매트릭스를 통해 2사분면의 중요한 일을 미리 처리함으로써, 데드라인에 쫓기지 않고도 더 많은 성과를 낼 수 있습니다. 생산성관리 기법을 적극 활용하여 효율적으로 업무를 처리하시기 바랍니다!
