프로젝트 관리 (22) : 생산성 향상을 위한 시간 관리 익히기, 파킨슨 법칙

업무의 데드라인이 일주일 남았을 때, 사실 몇 시간 안에 끝낼 수 있는 일임에도 불구하고 그 일을 하는 데 일주일이 모두 걸린 적이 있나요? 이것이 바로 파킨슨의 법칙입니다. 이 법칙은 "일은 주어진 시간만큼 늘어나는 경향이 있다"는 내용을 담고 있습니다. 프로젝트 관리자나 직장인, 그리고 생산성을 높이고 싶은 사람들에게는 파킨슨의 법칙을 이해하고 이를 극복하는 것이 효과적인 시간 관리의 핵심 전략이 될 수 있습니다.

이번 포스팅에서는 파킨슨의 법칙이 무엇인지, 이것이 어떻게 우리의 생산성에 영향을 미치는지, 그리고 이를 극복하기 위한 몇 가지 방법들을 소개하겠습니다.

 

파킨슨의 법칙이란?

파킨슨의 법칙은 1955년, 영국 역사학자 C. 노스코트 파킨슨이 처음 제안한 개념입니다. 그는 관료제 조직에서 업무의 양과 상관없이 조직이 불필요하게 커지는 현상을 관찰했고, 이후 이 법칙은 시간 관리에 관한 일반적인 원칙으로 발전했습니다.

간단히 말해서, 어떤 일을 끝내는 데 일주일을 받으면 그 일은 실제로 며칠이 걸리든 간에 일주일이 걸린다는 의미입니다. 만약 3시간이면 끝날 일을 일주일 안에 끝내라고 하면, 그 일은 그 일주일을 다 채워서 끝내게 된다는 거죠. 주어진 시간이 넉넉할수록 일을 질질 끌게 되고, 비효율적으로 시간을 사용하게 되는 것입니다.

파킨슨의 법칙이 생산성에 미치는 영향

 

현대 사회에서 파킨슨의 법칙은 미루기, 불필요한 수정, 혹은 간단한 일을 너무 복잡하게 만드는 습관으로 나타나곤 합니다. 이는 직장 생활에서 상당한 생산성 저하로 이어질 수 있습니다.

파킨슨의 법칙이 생산성에 미치는 주요 영향은 다음과 같습니다.

• 시간 낭비: 필요한 시간보다 더 많은 시간을 할애하게 되면서, 본래 더 중요한 일에 쓸 수 있었던 시간을 낭비하게 됩니다.
• 스트레스 증가: 일을 미루다가 마감 직전에 급하게 처리하게 되면 불필요한 스트레스와 압박감을 느끼게 됩니다.
• 집중력 저하: 시간이 많으면 오히려 집중력이 분산되어 일을 자주 끊어가며 하게 되고, 결국 완료하는 데 더 오랜 시간이 걸립니다.
• 프로젝트 지연: 프로젝트 관리자는 이 법칙 때문에 프로젝트 진행이 지연되거나 팀의 자원이 비효율적으로 사용될 위험이 있습니다.

파킨슨의 법칙을 극복하는 방법

파킨슨의 법칙을 이해했다면, 이제 이를 극복할 몇 가지 팁을 알아보도록 하겠습니다.

1. 짧은 기한 설정하기
파킨슨의 법칙을 극복하는 가장 확실한 방법은 기한을 짧게 잡는 것입니다. 적당한 시간 내에 일을 끝내도록 스스로 압박을 주면, 자연스럽게 불필요한 작업을 줄이고 중요한 것에만 집중하게 됩니다. 일주일이 주어진 일이라도 이틀 안에 끝내겠다고 스스로 기한을 정해보세요. 그러면 업무의 효율성이 눈에 띄게 향상될 것입니다.

2. 작업을 시간 단위로 나누기
일을 작은 단위로 나누고 그에 맞춰 시간 블록을 설정해보세요. 한 가지 작업에 30분씩만 집중하는 식으로 하면 주어진 시간을 질질 끄는 습관을 줄일 수 있습니다. 이 방법은 뽀모도로 기법과도 유사합니다.

3. 일상 업무에 시간 제한 두기
매일 반복되는 업무, 예를 들어 이메일 확인이나 회의 준비 같은 일들은 시간이 넉넉할수록 끝없이 늘어지기 쉽습니다. 이를 방지하기 위해서는 시간을 미리 정해두는 것이 중요합니다. 예를 들어 이메일 확인은 15분으로 제한하고, 그 시간 안에 모든 것을 처리해보세요.

4. 중요한 일에 집중하기
파킨슨의 법칙은 주로 중요하지 않은 일에 시간을 허비할 때 발생합니다. 이를 피하려면, 중요도가 높은 일을 우선적으로 처리하는 습관을 들이는 것이 필요합니다. 아이젠하워 매트릭스 같은 도구를 사용하면 어떤 일을 먼저 해야 할지 더 명확하게 알 수 있습니다.

5. 시간 추적 도구 활용하기
Toggl이나 RescueTime 같은 시간 추적 도구를 사용해 자신이 각 작업에 얼마나 많은 시간을 쓰고 있는지 확인해보세요. 이를 통해 시간 낭비가 어디서 발생하는지 파악할 수 있고, 효율적으로 일하도록 동기를 부여할 수 있습니다.

6. 인위적인 마감기한 만들기
실제 마감일이 없는 일에도 인위적인 마감기한을 설정하는 것도 효과적입니다. 만약 보고서를 일주일 내에 제출해야 한다면 스스로에게 3일 안에 끝내겠다고 기한을 설정하세요. 이렇게 하면 일을 오래 끌지 않고 효율적으로 마무리할 수 있습니다.

파킨슨의 법칙이 적용되는 사례

 

1. 프로젝트 관리
어떤 프로젝트가 원래는 2주면 끝날 수 있지만, 4주라는 기간이 주어지면 그 4주 동안 작업이 늘어지는 경우가 많습니다. 프로젝트 관리자는 이를 방지하기 위해 짧은 마일스톤을 설정하고, 각 단계에서의 기한을 좀 더 짧게 잡는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 프로젝트가 더 신속하게 진행될 수 있습니다.

2. 일상 업무 관리
매일 해야 할 간단한 이메일 작성이나 회의 자료 준비도 기한 없이 방치하면 몇 시간씩 걸릴 수 있습니다. 반면, 이를 30분 안에 끝내겠다고 정하면 훨씬 집중해서 빠르게 끝낼 수 있습니다.

 

 

프로젝트 관리자가 파킨슨의 법칙을 활용하는 방법

프로젝트 관리자라면 파킨슨의 법칙을 제대로 이해하고 이를 통제하는 것이 매우 중요합니다. 다음은 이를 효과적으로 활용하는 몇 가지 방법입니다:

1. 명확한 마일스톤 설정
프로젝트 기한을 너무 길게 잡는 대신 짧고 명확한 마일스톤을 설정하여 각 작업이 늘어지지 않도록 해야 합니다. 이를 통해 팀이 더 집중하고 일정을 지킬 수 있습니다.

2. 정기적으로 진행 상황 점검
정기적으로 팀의 진행 상황을 점검하여 각 작업이 적절한 시간 안에 완료되고 있는지 확인하세요. 팀원들이 작업을 미루지 않도록 격려하고 시간을 잘 활용하고 있는지 살펴보는 것이 중요합니다.

3. 시간 제한 작업 방식 활용
애자일 방법론처럼 시간에 제한을 둔 작업 방식을 사용하면 팀이 짧은 시간 내에 집중하여 성과를 낼 수 있습니다. 이 방법은 불필요한 시간을 줄이고 팀의 생산성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.

시간 주도권을 잡자

 

파킨슨의 법칙은 우리가 할 일을 주어진 시간 내에 질질 끌게 하는 문제점을 지적합니다. 하지만 이 법칙을 제대로 이해하고, 기한을 짧게 잡고, 중요한 일에 집중하는 등의 방법을 통해 이를 극복할 수 있습니다. 시간을 더 잘 관리하고 싶다면, 위에서 제시한 방법들을 실천에 옮겨보세요. 더 효율적으로 일하고, 스트레스를 줄이며, 생산성을 극대화할 수 있을 것입니다.