프로젝트 관리 (21) : 프로젝트 관리 간소화를 위한 시각적 접근 방식, 칸반 방법론(Kanban methodology)

프로젝트를 관리하면서 조직적인 상태를 유지하고 명확한 워크 플로우를 유지하는 것은 성공을 달성하는 데 매우 중요합니다. 조직의 생산성을 최적화하려는 프로젝트 관리자에게 Kanban 방법론은 작업을 시각화하고 워크플로를 관리할 수 있는 간단하면서도 강력한 방법론입니다. 이 방법론은 효율성을 높이고 병목 현상을 줄여 원활한 프로젝트 관리를 보장합니다.

이번 포스팅에서는  Kanban 방법론의 핵심 원칙, 이점, 조직이나 팀에서 Kanban을 구현하기 위한 방법을 살펴보겠습니다. 또, Scrum 프레임워크와 같은 다른 프로젝트 관리 기술과 비교해보도록 하겠습니다.

칸반 방법론이란?

 

칸반은 워크플로우 시각화 및 진행 중인 작업(WIP) 제한에 초점을 맞춰 효율성과 생산성을 향상시키는 프로젝트 관리 기술입니다. 1940년대에 Toyota가 제조 프로세스를 최적화하기 위해 개발한 Kanban은 이후 다양한 산업 분야에서 채택되어 팀이 작업을 시각화하고 보다 체계적인 방식으로 프로젝트를 관리할 수 있는 방법론으로 발전하였습니다.

Kanban의 핵심은 작업이 카드로 표시되고 다양한 작업 단계를 나타내는 열로 구성되는 시각적 보드입니다. 이 간단한 접근 방식은 팀이 진행 상황을 추적하고, 병목 현상을 식별하고, 작업 우선 순위를 효율적으로 지정할 수 있도록 합니다.

 

칸반 보드의 주요 구성 요소

 

• 열: 워크플로의 다양한 단계(예: 할 일, 진행 중, 검토, 완료)를 나타냅니다.
• 카드: 완료해야 할 작업이나 항목을 나타냅니다. 각 카드에는 작업 및 해당 상태에 대한 정보가 포함되어 있습니다.
• WIP(작업 진행 중) 제한: 팀의 과부하를 방지하기 위해 각 열에 포함될 수 있는 작업 수에 대한 제한을 설정합니다.
• 지속적인 흐름: 중단이나 지연을 최소화하면서 단계 전체에서 작업의 원활한 흐름을 장려합니다.

 

칸반 방법론의 핵심 원칙

 

Kanban은 팀이 꾸준한 작업 흐름과 지속적인 개선을 유지하는 데 도움이 되는 6가지 핵심 원칙을 가지고 있습니다.

 

01. 워크플로우 시각화

Kanban의 첫 번째 단계는 보드에 워크플로를 계획하여 프로세스의 각 단계에서 작업이 어디에 있는지 쉽게 확인할 수 있도록 하는 것입니다. 시각화는 팀이 큰 그림을 이해하고 주의가 필요한 영역을 식별하는 데 도움이 됩니다.

 

02. WIP(작업 진행 중) 제한

WIP 제한을 설정하면 팀이 한 번에 너무 많은 작업을 수행하지 않아 비효율성과 지연이 발생할 수 있습니다. 진행 중인 작업을 제한하면 새 작업을 시작하기 전에 작업을 완료하는 데 노력을 집중하는 데 도움이 됩니다.

 

03. 흐름 관리

워크플로우를 사용하여 작업을 모니터링함으로써 작업의 일관성과 원활한 흐름을 유지할 수 있습니다. 프로젝트가 효율적으로 진행되도록 병목 현상이나 중단을 식별하고 해결합니다.

 

04. 프로세스 정책을 명시적으로 작성

워크플로의 각 단계에 대한 규칙과 지침을 명확하게 정의합니다. 이를 통해 조직의 모든 구성원이 작업이 어떻게 진행되어야 하는지, 각 단계에서 필요한 것이 무엇인지 이해할 수 있습니다.

 

05. 피드백 루프 구현

프로세스 개선을 위해서는 정기적인 피드백과 검토 세션이 필수적입니다. 일일 스탠드업, 검토 회의 및 회고는 팀이 워크플로를 개선하고 변화에 적응하는 데 도움이 됩니다.

 

06. 지속적인 개선 추구

칸반은 카이젠이라고 알려진 지속적인 개선 문화를 제안합니다. 팀은 정기적으로 프로세스를 평가하고 비효율성을 식별하며 변경 사항을 구현하여 생산성을 향상해야 합니다.

 

 

프로젝트 관리를 위해 칸반 보드를 설정하는 방법

 

Kanban 보드 설정은 화이트보드, 스티커 메모와 같은 물리적 도구 또는 Trello, Asana 또는 Jira와 같은 디지털 도구를 사용하여 수행할 수 있는 간단한 프로세스입니다. 다음은 Kanban 보드 생성에 대한 단계별 가이드입니다.

1. 워크플로 단계 식별
작업이 처음부터 끝까지 진행되는 단계를 정의합니다. 일반적인 단계는 다음과 같습니다.

• 할 일: 시작해야 하는 작업입니다.
• 진행 중: 현재 진행 중인 작업입니다.
• 검토/테스트: 완료되었지만 검토 또는 테스트가 필요한 작업입니다.
• 완료: 완전히 완료된 작업입니다.

 

2. 작업 카드 만들기
각 작업이나 프로젝트에 대한 카드를 만듭니다. 각 카드에는 다음과 같은 세부정보가 포함되어야 합니다.

• 작업 설명
• 마감일
• 우선순위 수준
• 배정된 팀원

 

3. 진행 중인 작업 제한 설정
"진행 중" 또는 다른 단계에 동시에 있을 수 있는 작업 수에 대한 제한을 설정합니다. 이는 팀의 과부하를 방지하고 작업을 효율적으로 완료하는 데 집중하는 데 도움이 됩니다.

4. 작업 추적 및 관리
작업이 워크플로를 진행하면서 Kanban 보드에서 해당 위치를 업데이트합니다. 정기적으로 보드를 검토하여 진행 상황을 추적하고, 병목 현상을 식별하고, 프로세스 속도를 늦출 수 있는 문제를 해결하세요.

5. 정기 검토 실시
팀과 정기적인 검토 회의를 열어 진행 상황을 논의하고, 개선 영역을 식별하고, 피드백과 데이터를 기반으로 Kanban 프로세스를 개선하세요.

 

칸반 방법론의 장점

 

Kanban은 프로젝트 관리에 대한 몇 가지 주요 이점을 제공하므로 생산성을 향상시키려는 팀에게 인기 있는 선택입니다.

1. 가시성이 향상됨
Kanban 보드의 시각적 특성은 언제든지 프로젝트 상태에 대한 명확한 개요를 제공합니다. 이러한 투명성을 통해 팀 구성원은 우선 순위를 이해하고 진행 상황을 보다 효과적으로 추적할 수 있습니다.

2. 효율성이 향상됨
WIP 제한을 설정하고 한 번에 하나의 작업에 집중함으로써 팀은 멀티태스킹을 줄이고 방해 요소를 피할 수 있습니다. 이를 통해 작업 완료 속도가 빨라지고 전반적인 생산성이 향상됩니다.

3. 유연성 및 적응성
칸반은 엄격한 일정이나 스프린트에 얽매이지 않으므로 프로젝트 범위나 팀 우선순위의 변화를 수용하기 위해 쉽게 조정할 수 있는 유연한 방법입니다.

4. 협업 강화
Kanban은 각 작업의 상태를 모든 사람에게 표시하여 팀 협업을 장려합니다. 팀 구성원은 자신이 기여할 수 있는 부분이나 즉각적인 주의가 필요한 작업이 있는지 쉽게 식별할 수 있습니다.

5. 지속적인 개선
정기적인 피드백 루프와 지속적인 개선에 대한 강조는 팀이 프로세스를 개선하고 낭비를 제거하며 시간이 지남에 따라 성과를 향상시키는 데 도움이 됩니다.

 

Kanban과 다른 프로젝트 관리 방법 비교

 

Kanban이 어떻게 눈에 띄는지 이해하기 위해 다른 인기 있는 방법론인 Scrum 프레임워크와 비교해 보겠습니다.

구분	Kanban	Scrum
구조	유연하고 지속적인 워크플로우	스프린트라고 불리는 고정 길이 반복
진행 중인 작업	WIP 한도를 사용하여 작업 흐름 제어	작업은 스프린트 주기로 제한
역할 정의	역할을 사전 정의하지 않으며 팀원 모두 참여	특정 역할 지정 (예: 스크럼 마스터, 제품 소유자 등)
유연성	유연성이 높음 작업이 진행됨에 따라 쉽게 조정 가능	유연성이 낮음 스프린트 사이에 변경이 이루어짐
검토 빈도	작업이 진행됨에 따라 검토됨	각 스프린트가 끝날 때 검토됨

 

Kanban과 Scrum은 모두 장점이 있지만 Kanban의 유연성과 단순성은 프로젝트와 작업을 관리하기 위해 덜 구조화된 접근 방식을 찾는 팀에게 탁월한 선택입니다.

 

조직에 Kanban 방법론 적용

 

프로젝트 관리자는 Kanban을 구현하면 워크플로 효율성 및 작업 관리가 크게 향상될 수 있습니다. Kanban을 조직의 프로세스에 성공적으로 통합하는 방법은 다음과 같습니다.

• 소규모로 시작: 단일 팀이나 부서에서 Kanban을 사용하여 시작하세요. 이를 통해 시스템을 테스트하고 팀의 요구 사항에 따라 조정할 수 있습니다.
• 팀 참여 장려: Kanban 보드를 설계하고 워크플로 단계를 정의하는 데 팀을 참여시킵니다. 이는 모든 사람이 프로세스를 이해하고 방법론을 받아들이는 데 도움이 됩니다.
• 모니터링 및 조정: 정기적으로 보드를 검토하고, 팀으로부터 피드백을 수집하고, 효율성을 높이기 위해 조정합니다. 데이터를 사용하여 병목 현상을 식별하고 워크플로를 개선하세요.
• 기술 활용: 특히 팀이 원격으로 작업하는 경우 디지털 Kanban 도구를 사용하여 커뮤니케이션을 간소화하고 진행 상황을 실시간으로 추적하세요.

 

칸반이 우리 조직에 적합할까?

 

칸반 방법론은 워크플로를 시각화하고 방해 요소를 제한하며 원활한 작업 흐름을 유지하는 효과적인 방법입니다. 적응성과 단순성으로 인해 엄격한 프레임워크의 제약 없이 프로젝트 관리에 대한 유연한 접근 방식이 필요한 팀에 적합합니다.

조직의 생산성을 향상하고 프로세스를 간소화하려는 프로젝트 관리자라면 Kanban은 보다 명확하고 효율적으로 작업을 관리하는 데 도움이 되는 귀중한 도구입니다. 지금 Kanban 구현을 시작하고 팀의 생산성과 협업을 향상시키세요.

 

다음 포스팅은 Kanban 방법론과 비교하였던 Scrum frame work를 알아보겠습니다.