프로젝트 관리(3) : 시간을 효율적으로 관리하는 타임 블로킹(Time Blocking)

다양한 프로젝트를 진행하다 보면 하루가 너무 짧게 느껴질 때가 많습니다. 한 가지 일에 몰입하고 싶어도 갑작스러운 업무 요청이나 방해 요소들로 인해 중요한 작업이 자꾸 미뤄지곤 합니다. 이러한 상황에서 타임 블로킹(Time Blocking) 기법은 매우 유용한 해결책이 될 수 있습니다. 이 기법은 하루 일정을 시간 단위로 나누어 각 작업에 집중할 수 있게 도와주며, 더 효율적인 프로젝트 관리에 큰 도움이 됩니다. 타임 블로킹을 통해 시간을 주도적으로 관리하고, 더 나은 성과를 얻을 수 있는 방법을 알아보겠습니다.

 

 

하루를 블록 단위로 나누어 관리하는 기법
타임 블로킹(Time Blocking)

 

 

타임 블로킹이란?

타임 블로킹(Time Blocking)은 하루 일정을 잘게 나누어, 각 시간대에 해야 할 일을 명확하게 배정하는 시간 관리 기법입니다. 실리콘밸리의 기업가들과 전문가들 사이에서 인기를 끌었으며, 테슬라의 CEO 일론 머스크가 하루를 5분 단위로 나누어 일정 관리하는 것으로 유명해지며 주목받기 시작했습니다.

이 기법의 핵심은 하루를 시간 블록으로 나누어 특정 시간 동안 오로지 하나의 작업에만 집중하는 것입니다. 이를 통해 우선순위가 낮은 일에 시간을 낭비하지 않고, 중요한 작업에 충분한 시간을 배정할 수 있습니다. 이러한 구조적인 접근법은 시간의 흐름을 효율적으로 관리하고, 계획한 일을 체계적으로 처리하는 데 매우 효과적입니다.

타임 블로킹은 단순히 시간을 나누는 것이 아니라, 자신의 집중력과 에너지를 어떻게 배분할 것인지까지 고려하는 시간 관리 방식입니다. 예를 들어, 사람마다 에너지가 가장 높은 시간대가 다릅니다. 이를 고려해 하루 중 집중력이 가장 높은 시간을 중요한 일에 배정하면 더 큰 성과를 낼 수 있습니다.


타임 블로킹을 활용한 프로젝트 관리 방법

① 작업 목록 작성
타임 블로킹을 활용하려면 먼저 해야 할 작업 목록을 작성하는 것이 중요합니다. 프로젝트의 주요 단계별로 세부 작업을 나누고, 그 우선순위를 정리합니다. 이를 통해 전체 작업을 한눈에 볼 수 있으며, 계획된 시간 내에 완수해야 할 일을 명확히 이해할 수 있습니다. 프로젝트가 클수록 작은 작업 단위로 쪼개어 명확히 계획하는 것이 효과적입니다.

할 일 목록을 작성할 때는 우선순위를 고려해야 합니다. 가장 중요한 작업부터 시작하는 것이 타임 블로킹의 핵심 중 하나입니다. 이를 위해서는 긴급하면서도 중요한 작업을 먼저 처리하고, 상대적으로 덜 긴급한 작업은 뒤로 미루는 방식이 효과적입니다.

② 시간 블록 설정
작업 목록을 정리한 후, 각 작업을 처리하기 위한 시간 블록을 설정합니다. 이때 시간 블록은 작업의 성격과 소요 시간에 따라 달라질 수 있습니다. 예를 들어, 간단한 일들은 30분 단위로 설정할 수 있지만, 집중력이 필요한 작업은 1시간 또는 그 이상으로 설정할 수 있습니다.

중요한 작업을 아침에 배정: 많은 사람들에게 아침 시간이 집중력이 가장 높은 시간대입니다. 따라서 중요한 프로젝트 관련 업무는 이 시간대에 배정하는 것이 효과적입니다. 중요한 작업을 아침에 처리하면, 남은 시간 동안 스트레스 없이 일정을 이어갈 수 있습니다.

작은 작업들을 묶어 처리: 이메일 확인, 전화 통화 등 소소한 업무들은 짧은 시간 안에 묶어서 처리하는 것도 좋은 방법입니다. 이러한 작은 업무들은 하루의 일정 중 특정 시간 블록에 몰아서 처리함으로써, 전체적인 작업 흐름을 방해하지 않도록 합니다.

③ 방해 요소 차단
타임 블로킹은 설정한 시간 동안 오로지 한 가지 작업에만 집중하는 것이 핵심입니다. 이를 위해서는 방해 요소를 최소화하는 것이 매우 중요합니다. 메신저 알림을 끄고, 이메일 확인 시간을 따로 배정하는 등 주의가 분산되지 않도록 환경을 조성해야 합니다. 외부의 방해를 막는 것만으로도 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

예를 들어, 이메일을 수시로 확인하지 말고 하루 중 특정 시간에만 확인하는 습관을 들이세요. 이렇게 하면 중요한 작업을 할 때 이메일 알림에 방해받지 않고 더 깊이 집중할 수 있습니다.

④ 유연성 유지
물론 하루를 완벽하게 계획할 수는 없습니다. 예상치 못한 상황이 발생할 수 있으므로, 각 시간 블록 사이에 버퍼 시간을 두어 일정에 유연성을 확보하는 것이 중요합니다. 프로젝트 관리 중에 예상하지 못한 업무가 발생하더라도 일정에 큰 지장을 주지 않도록 조정할 수 있어야 합니다.

버퍼 시간을 두는 것은 단순히 예기치 못한 상황을 대비하기 위한 것뿐만 아니라, 장기적으로 지속 가능한 일정을 만드는 데도 도움이 됩니다. 지나치게 빡빡한 스케줄은 오히려 스트레스를 유발하고, 피로감을 높일 수 있기 때문에 적절한 완충 시간을 두는 것이 필요합니다.

⑤ 일일/주간 계획 검토
타임 블로킹의 또 다른 중요한 요소는 정기적인 검토입니다. 매일 또는 매주 계획을 세우고, 이를 검토하는 과정을 통해 시간 블로킹이 잘 작동하고 있는지 확인해야 합니다. 이때 계획이 제대로 실행되지 않았다면, 문제점을 파악해 다음 계획에서 개선하는 것이 중요합니다.

정기적으로 계획을 검토하면 자신이 어떤 작업에 시간을 더 많이 할애하는지, 그리고 비효율적인 부분이 어디에 있는지 알 수 있습니다. 이를 통해 더 나은 시간 관리와 생산성 향상을 기대할 수 있습니다.

타임 블로킹의 장점과 단점

 

장점

• 집중력 향상: 정해진 시간 동안 하나의 작업에만 몰두함으로써 산만함을 줄이고, 높은 집중력을 유지할 수 있습니다.
• 효율적인 시간 활용: 미리 계획된 시간 블록 덕분에 시간 낭비 없이 중요한 일들을 체계적으로 처리할 수 있습니다.
• 우선순위 관리: 하루 동안의 할 일을 명확하게 나눠 처리할 수 있기 때문에, 우선순위가 높은 작업을 놓치지 않고 처리할 수 있습니다.

단점

• 유연성 부족: 지나치게 엄격한 시간 블록 계획은 예상치 못한 상황에 적응하기 어려울 수 있습니다. 따라서 일정에 완충 시간을 두는 것이 중요합니다.
• 불규칙한 업무 환경에 적합하지 않음: 타임 블로킹은 일정한 리듬으로 업무를 진행할 때 효과적입니다. 하지만 예기치 않은 업무 요청이 자주 발생하는 환경에서는 계획이 자주 틀어질 수 있습니다.

타임 블로킹은 하루를 시간 단위로 나누어 계획하고, 각 작업에 집중할 수 있게 해줍니다. 이제 타임 블로킹을 적용해 시간을 주도적으로 관리하고 프로젝트의 생산성을 극대화해 보세요. 꾸준히 실천하면 일정 관리에 대한 스트레스가 줄어들고, 성과는 극대화될 것입니다.